Accueil > La DNA : Questions/Réponses

La DNA : Questions/Réponses

Show all / Hide all

fold faq

A quoi sert la DNA ?

La Déclaration Nominative Annuelle (DNA) correspond aux déclarations de l’ensemble des périodes d’activité de vos salariés et permet de : 

  •  Calculer leur droit à congé et le paiement de leurs congés, une fois les données contrôlées. 
  • Vérifier l’égalité entre les déclarations de salaires (mensuelles ou trimestrielles) et les salaires des périodes d’activité de vos salariés (indispensable au paiement des congés).
fold faq

Quand sont envoyés les formulaires DNA ?

Les formulaires DNA sont envoyés fin mars, et concernent les périodes d’emploi de tous vos salariés comprises entre le 1er avril et le 31 mars.

Exemple : DNA de l’exercice 2017

Les formulaires sont envoyés fin mars 2017 et concernent les périodes d’emploi de l’ensemble de vos salariés, comprises entre le 1er avril 2016 et le 31 mars 2017.

fold faq

Quels sont ces formulaires DNA et quels documents doivent être retournés à la caisse dans le cadre de la DNA ?

Les formulaires à nous retourner permettant de calculer le droit à congé des salariés :

  • Le formulaire DNA pour chacun des salariés déjà connus à la caisse (pour les entreprises utilisant un support papier).
  • La Fiche de Salaires qui permet de vérifier l’égalité entre les déclarations de salaires mensuelles ou trimestrielles et les salaires de la DNA (à nous retourner uniquement si vous avez des corrections à nous transmettre).

Les documents explicatifs à conserver pour vous accompagner dans vos déclarations :

  • L'Aide Mémoire 2017, qui synthétise le calendrier des déclarations à effectuer auprès de la caisse.
  •  La Notice Pratique DNA qui vous donne des précisions sur les éléments à déclarer dans votre DNA
fold faq

Quand doit être retournée la DNA ?

La DNA 2017 doit nous être retournée au plus tard au 30 avril 2017, pour nous permettre de calculer dans les temps les droits à congé de vos salariés, et d’effectuer le paiement de leurs congés sans retard.

fold faq

Que faire en cas d'erreur sur une déclaration de période d'activité ?

Adressez-nous les éléments de correction par mail ou courrier, sans oublier d’indiquer :

  • Les coordonnées du salarié concerné : n° de sécurité sociale, nom et prénoms.
  •  Votre numéro d’adhérent (dossier).

Pour éviter de retarder l'édition des certificats de congés, nous vous invitons à ne pas déclarer à nouveau les périodes d’activité des salariés à corriger.

 

fold faq

Que se passera-t-il si je ne retourne pas les périodes d'activité de tous mes salariés ?

La caisse ne sera pas en mesure de calculer le droit à congé de vos salariés et de procéder au paiement des congés.

fold faq

Quel mode de paiement pour les congés payés de mes salariés ?

La caisse règle les congés payés de vos salariés uniquement par virement :

En France, par virement bancaire (vos salariés nous transmettent leur relevé d’identité bancaire si c’est la 1ère fois qu’ils sont réglés par notre caisse ou en cas de changement de coordonnées bancaires ou postales).

A l’étranger, par virement international (vos salariés nous transmettent un relevé d’identité avec les références IBAN et le code BIC ou SWIFT).

 

 

fold faq

A quoi sert la Fiche de Salaires et doit-on obligatoirement renvoyer ce document ?

La Fiche de Salaires permet de vérifier l’égalité entre les déclarations de salaires mensuelles ou trimestrielles et les salaires de la DNA.

Contrôlez l’égalité à l’aide de la fiche de salaires (indispensable à l’édition des certificats de congés et au paiement des congés de vos salariés) et retournez ce document à la Caisse uniquement si vous avez des corrections à nous transmettre.

 

fold faq

Comment l'entreprise est-elle avertie qu'il y a des anomalies à corriger sur LES PERIODES D'ACTIVITE OU SUR LA FICHE DE SALAIRES ?

Lorsqu’il y a des anomalies à corriger sur les périodes d’activité, un rapport d’anomalies est déposé sur le site internet de la caisse si vous avez signé une convention internet ou vous est transmis par courrier.

Lorsqu’il y a des anomalies à corriger sur la fiche de salaires, un rapport d’écart vous est déposé sur le site internet de la caisse si vous avez signé une convention internet ou vous est transmis par courrier.

fold faq

Que faire en cas de procédure de sauvegarde, de redressement ou liquidation judiciaire ?

  • Vous devez faire part au mandataire ou au liquidateur judiciaire de votre adhésion à notre caisse et de votre numéro d'affiliation :  
  • Pour obtenir la date de responsabilité de la caisse, le représentant de l’entreprise doit prendre contact avec nos services. Pour permettre le calcul des droits et le paiement des congés, le représentant de l’entreprise doit effectuer les déclarations auprès de la caisse, qui règle les congés à hauteur des cotisations réglées.

Vos salariés pourront également se rapprocher du mandataire ou liquidateur judiciaire pour le paiement du solde de leurs congés.

 

 

 

fold faq

Que faire lorsque vous embauchez un nouveau salarié ?

Vous devez déclarer l’embauche de votre salarié à la caisse :

  • Sur votre espace Entreprise > Gestion des droits à congé des salariés > Déclarer l’embauche

OU

La déclaration d’embauche effectuée à l’URSSAF ne vaut pas pour déclaration à la caisse.

 

fold faq

A quoi sert la déclaration d'embauche ?

Après validation des données transmises, la déclaration d’embauche de votre salarié permet :

  •  L’accès aux droits à congé (sur le site internet) et à la déclaration des demandes de congés de votre salarié nouvellement embauché.

Si vous ne déclarez pas l’embauche à la caisse, vous ne pourrez pas déclarer de congés pour votre salarié.

 

 

fold faq

Pourquoi un salarié ouvrier présent dans l'effectif toute l'année n'a-t-il pas droit à la totalité de son congé légal ?

Un salarié ouvrier présent toute l’année peut avoir un droit à congé incomplet si :

  • Le salarié est en arrêt pour accident de travail, de trajet ou maladie professionnelle depuis plus d’un an (un arrêt supérieur à 1 an n’est plus pris en compte pour le calcul du droit à congé).
  • Le salarié a eu des absences non assimilées à du travail effectif pour le calcul du droit à congé (maladie non professionnelle, congé sans solde)

 

fold faq

Le salarié qui quitte l'entreprise a-t-il droit à une indemnité compensatrice de congé ?

Non, la clôture du contrat de travail n’entraîne pas le paiement immédiat des droits à congé pour les salariés des entreprises du bâtiment adhérentes à une caisse de congés payés (article L 3141-28 du code du travail). [En savoir plus]

fold faq

Comment informer la caisse des prochains départs en congés de mes salariés ?

Vous devez transmettre les demandes de congé de vos salariés à la caisse :

  • En déclarant les demandes de congés sur votre espace Entreprise > Gestion des droits à congé du personnel > Saisir les congés individuels.

OU

  • En nous retournant les demandes de congés pré-identifées (partie basse du certificat)  à adresser à la caisse 1 mois avant le 1er départ du salarié

 

fold faq

Que faire si les dates des congés de mes salariés sont modifiées ?

Adressez-nous un courrier ou un mail expliquant cette modification des dates de congés de vos salariés, sans oublier d’indiquer :

  • Les coordonnées du salarié concerné : n° de sécurité sociale, nom et prénoms
  • Votre numéro d’adhérent (dossier).

Pour éviter de retarder le paiement des demandes de congés, nous vous invitons à ne pas déclarer à nouveau les demandes de congés à corriger.

 

fold faq

A quel moment les certificats de congés de mes salariés me seront-il adressés ?

Les certificats de congé de vos salariés vous sont envoyés :

  • Annuellement, après validation de la déclaration nominative annuelle (contrôle par la caisse des périodes d’activité et de l’égalité entre les déclarations de salaires mensuelles ou trimestrielles et les salaires de la DNA)
  • En cours d’année, lors du départ définitif d’un salarié (après validation de la période d’activité de votre salarié concerné).

 

fold faq

Comment me sont transmis les certificats de congés de mes salariés ?

Une fois édités, les certificats de congés sont :

  • Déposés sur votre espace Entreprise > Transfert de fichier (si vous avez COCHÉ la case « Je ne reçois plus » sur notre site : espace Entreprise > Personnaliser > Gestion des envois papier « Certificat laser »).
  • Envoyés à l’adresse renseignée sur la Fiche de Contact ou à défaut à votre adresse postale habituelle.

 

fold faq

Dois-je distribuer les certificats à mes salariés ?

OUI, vous êtes légalement tenus de remettre les certificats de congés édités par la caisse, à vos salariés, à réception de ces documents (nous vous conseillons d’en conserver une copie).

fold faq

Que doit faire le salarié du certificat qui lui a été remis ?

Il doit conserver ce document qui justifie des données le concernant déclarées par l’employeur.

Si vous déclarez les congés sur un support papier, il peut vous remettre le formulaire de demande de congé détachable pour vous permettre de déclarer ses dates de congés à la caisse.

 

 

fold faq

Que faire lors du départ définitif de l'un de mes salariés ?

Vous devez nous déclarer la sortie de votre salarié ainsi que la période d’activité correspondante :

  • Sur votre espace Entreprise > Gestion des droits à congé des salariés > Déclarer les périodes d’activité (DNA, salarié sorti)

OU

 

fold faq

Que faire si je n'ai pas reçu les certificats de mes salariés ?

1 : Vérifiez que les certificats n’ont pas été déposés dans votre espace Entreprise sur le site internet de la caisse, à l’onglet « Transfert de fichier ».

2 : Vérifiez que vous n’avez pas reçu un rapport d’anomalies ou un rapport d’écart de la caisse auquel vous n’avez pas répondu. La validité des données déclarées et l’égalité entre les déclarations de salaires mensuelles ou trimestrielles et les déclarations de salaires de la DNA sont indispensables à l’édition des certificats de congés et donc au paiement des congés des salariés.

Dans le cas contraire, prenez contact avec les services de la caisse.

 

fold faq

A quel moment mes salariés perçoivent-ils le montant de leurs congés payés ?

Vos salariés perçoivent le montant de leurs congés payés 10 jours avant le départ en congés, sous réserve que la caisse ait reçu un dossier complet et valide 1 mois avant.