L’essentiel sur les déclarations

Les entreprises affiliées sont tenues de déclarer les revenus d’activité de leurs salariés. Des cas particuliers existent cependant, notamment pour les CDD d’une durée supérieure à un an.

Principe

Tous les revenus d’activités (salaires, primes, indemnités, avantages en nature…) doivent faire l’objet d’une déclaration. Des cas particuliers existent, liés au statut du personnel.

La périodicité des déclarations de salaires et du paiement des cotisations est soit :

  • mensuelle si l’effectif déclaré est de 10 salariés et plus,
  • trimestrielle par défaut si l’effectif ne dépasse pas 9 salariés.

Néanmoins, l’entreprise peut demander l’application de la périodicité mensuelle sans condition (même si son effectif est inférieur à 10 salariés).

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La Déclaration Nominative Annuelle (DNA) correspond aux déclarations de l’ensemble des périodes d’activité des salariés de l’entreprise. Elle permet à la caisse de calculer les droits à congé et, après réception de la demande de congés, d’indemniser les congés. La caisse communique sur la DNA courant mars en indiquant aux entreprises les différentes étapes à effectuer.

L’entreprise peut la déclarer :

  • En ligne via son Extranet.
  • Par fichier DADS-U.
  • Via les formulaires papier DNA.

L’envoi de la DNA à la caisse permet à l’entreprise :

  • de recevoir les certificats de congés des salariés et de respecter ses obligations de déclaration à la caisse. Elle doit être établie pour chaque période d’emploi des salariés.
  • de contrôler l’égalité entre les déclarations de salaires (mensuelles ou trimestrielles) et les salaires des périodes d’activité des salariés. L’égalité est indispensable pour permettre l’édition des certificats et le paiement des congés des salariés.

Exemple : DNA de l’exercice 2020

L’entreprise transmet à la caisse la DNA avant le 30 avril 2020, pour les périodes d’emploi de l’ensemble de ses salariés, comprises entre le 1er avril 2019 et le 31 mars 2020. Les certificats sont édités après validation de la DNA par la caisse et sont à remettre obligatoirement aux salariés.

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L’entreprise déclare le départ de son salarié à la caisse, soit directement en ligne sur son extranet, soit en remplissant le document téléchargeable sur le site Internet. Une fois la période d’activité validée, un certificat de congés sera remis à l’entreprise.

Le certificat est à remettre obligatoirement au salarié pour lui permettre de vérifier les éléments déclarés et de justifier de ses droits à congé.

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L’entreprise doit déclarer tout nouveau contrat à la Caisse.

Cette déclaration se fait :

  • Via son Extranet sur www.cibtp-idf.fr en renseignant les informations demandées.
  • Via le formulaire de mouvement de personnel

Une fois l’embauche enregistrée par la caisse le salarié recevra à son domicile un courrier  lui indiquant ses identifiants de connexion à son Extranet salarié.

En cas d’embauche d’un apprenti, l’entreprise doit faire parvenir une copie de son contrat d’apprentissage à la caisse. Seuls la réception et l’enregistrement des contrats d’apprentissage permettent à la caisse d’indemniser les congés de vos apprentis avec exactitude, selon les charges et taux applicables.

Pour rappel, la déclaration d’embauche effectuée auprès de l’URSSAF ne vaut pas pour déclaration à la caisse.

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Cotisation Assiette Taux
Congés payés Salaire brut 19,80 %
Intempéries gros-œuvre Salaires plafonnés pris en compte pour le calcul des cotisations de sécurité sociale 0,74 %
Intempéries second-œuvre 0,15 %
OPPBTP Salaires bruts majorés d’un coefficient de 13,14 % 0,11 %
OPPBTP travailleurs temporaires Heures facturées sur le trimestre x 12,92 € 0,11 %
APAS Salaires bruts 0,40 %

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Cas particuliers

Les salariés en CDD, y compris contrats d’apprentissage ou de professionnalisation

L’employeur peut, après accord de la caisse, assurer lui-même le paiement des congés de ses salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée (CDD classique, contrat d’apprentissage ou contrat professionnel notamment) sous réserve du respect des conditions de fond suivantes :

  • le contrat doit obligatoirement être conclu pour une durée minimum d’une année ;
  • le contrat doit avoir acquis une date certaine par enregistrement.

On dit alors qu’il peut opposer le contrat à la caisse.

Pour que sa demande d’opposition soit recevable, l’employeur doit, lors de la conclusion du contrat, adresser à la caisse, par courrier recommandé :

  • une copie du contrat de travail ;
  • une demande écrite indiquant son intention d’opposer le contrat sur le fondement des articles D.3141-23 et suivants du code du travail.

Ces obligations concernent tant les contrats initiaux que les renouvellements.

Rappel : quelle que soit l’option retenue (prise en charge directe du paiement des congés ou non), l’employeur doit adresser les contrats de ses apprentis à la caisse.

Si le contrat est rompu avant un an

Un contrat d’une durée inférieure à un an ne peut pas être opposé, même si les autres conditions sont réunies.

En cas de résiliation d’un CDD d’un an et plus avant le terme du douzième mois, l’employeur doit, s’il a choisi d’assurer lui-même le paiement des congés, avertir la caisse de la résiliation dans les huit jours et verser immédiatement et rétroactivement les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours (1er avril).

Pour assurer légalement lui-même le paiement des congés de son apprenti ou de son salarié en CDD de plus d’un an, l’employeur a l’obligation d’effectuer des démarches au moment de la conclusion du contrat de travail. Si ces démarches ne sont pas accomplies, l’employeur est en situation irrégulière vis-à-vis de la caisse.

Même si l’employeur a directement payé les congés de son apprenti ou de son salarié en CDD, les salaires de ce dernier doivent être réintégrés dans l’assiette de ses cotisations congés.

 

Texte de référence

  • Code du travail : article D. 3141-23.
  • Règlement intérieur de la caisse CIBTP : article 3.

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Pour que sa demande d’opposition d’un CDD de plus d’un an (contrat d’apprentissage ou contrat de professionnalisation) soit recevable, l’employeur doit adresser à la caisse, par courrier recommandé :

  • lors de la conclusion du contrat, une copie du contrat accompagné d’une notification écrite de son intention de l’opposer en vertu de l'article D.3141-23 du code du travail,
  • dans les huit jours suivant son enregistrement par un organisme compétent, la copie du contrat.

Ces obligations concernent tant les contrats initiaux que les renouvellements.

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Un contrat d’une durée inférieure à un an ne peut pas être opposé, même si les autres conditions sont réunies.

En cas de résiliation d’un CDD d’un an et plus avant le terme du douzième mois, l’employeur doit, s’il a choisi d’assurer lui-même le paiement des congés, avertir la caisse de la résiliation dans les huit jours et verser immédiatement et rétroactivement les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours (1er avril).

 

Texte de référence

  • Code du travail : article D.3141-23.

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Autres cas particuliers

D’autres exceptions ou règles spécifiques s’appliquent aux salariés ayant certains statuts ou placés dans une situation particulière.

Les rémunérations attribuées au titre d'un mandat social n'ont pas le caractère de salaire.

Les dirigeants de sociétés (PDG, membre du directoire, gérant) exercent leur fonction en qualité de mandataires sociaux et non en vertu d'un contrat de travail : cela ne leur ouvre pas droit à l’indemnisation des congés payés par la caisse.

Les mandataires sociaux n'ont donc pas à déclarer leurs rémunérations à la caisse.

Cumul d’un mandat social et d’un contrat de travail

Les salaires que peut percevoir le dirigeant au titre d’un contrat de travail, cumulé avec son mandat social, doivent être déclarés. Contactez le service affiliation de la caisse pour plus d’informations.

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La déclaration à la caisse dépend du cadre juridique de cette formation :

  • en présence d’un contrat de travail, les salaires doivent être déclarés ;
  • dans le cas contraire (stage), pas de déclaration.

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Les qualités d’associé et de salarié ne sont pas incompatibles dès lors qu’il existe un contrat de travail supposant un lien de subordination effectif avec le dirigeant, des fonctions et une rémunération distinctes. Dans ce cas, le salarié associé doit être déclaré à la caisse.

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Les salariés ayant statut de VRP sont hors du champ du régime de congés payés. Leurs rémunérations n’entrent donc pas dans la masse salariale sur laquelle sont calculées les cotisations.

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Lorsqu’une entreprise adhérente détache ses salariés en dehors du territoire français, elle n’est pas pour autant dispensée envers la caisse de son obligation d’affiliation, et de déclarer les salaires et de verser ses cotisations.

Pour tout détachement dans un pays étranger ayant fait l’objet d’une convention avec le réseau des Caisses de congés payés, (Italie, Autriche, Allemagne), contactez la caisse.

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